Oświadczenie o ochronie prywatności

KONE Corporation oraz jej pracownicy, partnerzy, spółki zależne i podmioty powiązane („KONE” lub „my”) dokładają wszelkich starań, aby chronić Twoją prywatność oraz dane osobowe. KONE przetwarza dane osobowe zgodnie z międzynarodowymi i europejskimi zasadami ochrony danych oraz obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych (w tym, w stosownych przypadkach, z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”)).

Celem niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności („Oświadczenie”) jest przekazanie kompleksowych informacji dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych jako przedstawiciela, osoby kontaktowej lub innego interesariusza naszego klienta, dostawcy lub podwykonawcy, a także jako użytkownika naszej strony internetowej lub innych usług internetowych KONE, w szczególności w zakresie:

• jakie dane osobowe przetwarzamy;
• w jakich celach i na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane osobowe;
• z jakich źródeł pozyskujemy dane osobowe;
• jak długo przechowujemy dane osobowe;
• komu możemy udostępniać dane osobowe;
• gdzie możemy przekazywać dane osobowe oraz jakie zabezpieczenia stosujemy w związku z takim przekazywaniem;
• jakie prawa i możliwości przysługują Ci w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych.

Niniejsze Oświadczenie zostało podzielone na sekcje zawierające szczegółowe informacje dostosowane do rodzaju relacji łączącej Cię z KONE, a także informacje ogólne mające zastosowanie do wszystkich kategorii osób:

1. Cel niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności
2. Administrator danych i dane kontaktowe
3. Dane użytkowników stron internetowych i usług internetowych
4. Dane klientów
5. Dane dostawców i podwykonawców
6. Odbiorcy danych osobowych oraz transfery międzynarodowe
7. Twoje prawa
8. Aktualizacje niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności

Niniejsze Oświadczenie może być uzupełniane dodatkowymi oświadczeniami dotyczącymi konkretnych rozwiązań lub usług oraz dodatkową dokumentacją lokalną. Ponadto zakres praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, może różnić się w zależności od kraju oraz obowiązujących przepisów prawa. W niniejszym Oświadczeniu przedstawiono prawa wynikające z przepisów Unii Europejskiej dotyczących ochrony danych osobowych.

Administratorem Twoich danych osobowych jest lokalna spółka z grupy KONE, z którą pozostajesz lub pozostawałeś w kontakcie albo z którą łączy Cię najbliższa relacja biznesowa.

Wiele narzędzi i procesów wykorzystywanych w KONE ma charakter globalny i jest udostępnianych lokalnym spółkom KONE centralnie przez KONE Corporation. W przypadku takich globalnych narzędzi i procesów dane osobowe są współadministrowane przez lokalną spółkę z grupy KONE oraz KONE Corporation.

We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z KONE, korzystając z poniższych danych kontaktowych:

KONE Corporation

KONE Building, Keilasatama 3, P.O. Box 7, 02150 Espoo, Finlandia
Telefon: +358 204 751
Osoba kontaktowa: Global Legal, Data Protection Counsel, E-mail:personaldatarequest@kone.com
Wnioski dotyczące wykonywania praw osób, których dane dotyczą, można również składać za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie: https://www.kone.com/en/contact.aspx (wybierając opcję „Personal Data Enquiry”).

Niniejsza sekcja zawiera ogólne informacje dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych przez KONE w związku z korzystaniem z tej strony internetowej oraz innych usług internetowych KONE, które odwiedzasz lub z których korzystasz („Serwis”).

Przed rozpoczęciem korzystania z Serwisu prosimy o uważne zapoznanie się z niniejszym Oświadczeniem. Jeżeli nie akceptujesz postanowień niniejszego Oświadczenia, powinieneś zaprzestać korzystania z Serwisu.

Podanie danych osobowych w Serwisie jest dobrowolne. Należy jednak pamiętać, że niepodanie określonych danych osobowych może uniemożliwić nam świadczenie niektórych usług.

Nie należy przekazywać nam danych osobowych innych osób ani umożliwiać nam ich pozyskiwania, chyba że posiadasz odpowiednie uprawnienie do udostępnienia takich danych oraz wyrażenia zgody na ich wykorzystanie zgodnie z niniejszym Oświadczeniem.

3.1 Gromadzone dane osobowe

Co do zasady możesz korzystać z Serwisu bez konieczności podawania danych osobowych.

Serwis składa się z różnych części funkcjonalnych. Korzystanie z niektórych z nich może wymagać podania określonych danych osobowych, podczas gdy inne mogą być dostępne bez przetwarzania danych osobowych.

Podczas odwiedzania Serwisu pewne informacje techniczne oraz inne dane są automatycznie przekazywane przez Twoje urządzenie, w szczególności:

• adres IP,
• rodzaj przeglądarki internetowej,
• źródło wejścia do Serwisu.

Gromadzimy również informacje dotyczące sposobu korzystania z Serwisu za pomocą plików cookies. Więcej informacji znajduje się w punkcie 3.4 poniżej.

W niektórych częściach Serwisu możesz zostać poproszony o podanie danych osobowych i/lub rejestrację w celu uzyskania dostępu do wybranych usług.

Po zarejestrowaniu się w Serwisie lub po przydzieleniu Ci indywidualnego identyfikatora umożliwiającego dostęp do Twoich kont, możemy poprosić Cię o podanie dodatkowych informacji.

3.2 Cele i podstawy prawne przetwarzania

KONE przetwarza dane osobowe pozyskiwane za pośrednictwem Serwisu w celu:

• zapewnienia bezpiecznego i efektywnego korzystania z Serwisu;
• rozwijania Serwisu oraz poszerzania zakresu świadczonych usług;
• dostarczania spersonalizowanych usług i treści (w tym treści marketingowych), uwzględniających Twoje potrzeby i zainteresowania;
• doskonalenia naszych usług;
• kontaktowania się z Tobą;
• prowadzenia badań i analiz statystycznych (np. dotyczących odwiedzanych sekcji Serwisu oraz czasu spędzanego przez użytkowników w Serwisie).

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes KONE związany z realizacją powyższych celów.

W przypadkach wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa KONE zwróci się do Ciebie o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych.

3.3 Źródła danych osobowych i okres przechowywania

Dane osobowe są pozyskiwane bezpośrednio od Ciebie lub w związku z korzystaniem przez Ciebie z Serwisu.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, lub dłużej, jeżeli istnieje ku temu uzasadniona podstawa (np. obowiązek prawny).

Po upływie odpowiedniego okresu dane osobowe zostaną skutecznie usunięte lub zanonimizowane.

Informacje dotyczące okresu przechowywania plików cookies znajdują się w punkcie 3.4 poniżej.

3.4 Pliki cookies

KONE może okresowo zapisywać na Twoim komputerze lub urządzeniu mobilnym informacje powszechnie określane jako „pliki cookies”.

W niniejszym Oświadczeniu termin „cookies” obejmuje również inne podobne technologie służące do gromadzenia i przechowywania informacji w przeglądarce internetowej.

Pliki cookies wykorzystywane są w celu:

• poprawy funkcjonowania Serwisu;
• monitorowania i analizowania sposobu korzystania z Serwisu;
• wspierania korzystania z Serwisu;
• umożliwiania wyświetlania reklam dopasowanych do zainteresowań użytkownika;
• realizacji innych podobnych celów.

Cele stosowania plików cookies zostały podzielone na następujące kategorie:

• Niezbędne pliki cookies – konieczne do prawidłowego działania strony internetowej.
• Analityczne pliki cookies – umożliwiają pomiar liczby odwiedzin i źródeł ruchu w celu analizy i poprawy działania naszych stron internetowych.
• Marketingowe pliki cookies – ustawiane przez naszych partnerów marketingowych w celu prezentowania reklam odpowiadających Twoim zainteresowaniom.

Niezbędne pliki cookies są zawsze aktywne i nie wymagają Twojej zgody.

W przypadku pozostałych kategorii plików cookies zwracamy się o wyrażenie zgody podczas odwiedzania Serwisu.

KONE stosuje zarówno pliki cookies przechowywane przez określony czas (zwykle nie dłużej niż 364 dni), jak i pliki sesyjne, które są usuwane po zakończeniu sesji przeglądania.

Więcej informacji dotyczących wykorzystywanych plików cookies, ich celów, okresów przechowywania i kategorii znajduje się w banerze cookies dostępnym w Serwisie.

Możesz w każdej chwili wyłączyć pliki cookies lub zarządzać swoimi preferencjami dotyczącymi cookies za pomocą ustawień przeglądarki internetowej lub funkcji „Zarządzaj preferencjami cookies” dostępnej w Serwisie.

Należy pamiętać, że wyłączenie plików cookies może wpłynąć na komfort korzystania z Serwisu oraz ograniczyć dostępność niektórych funkcjonalności i usług.

Podobnie jak wiele innych przedsiębiorstw, KONE, w celu prowadzenia swojej działalności oraz świadczenia produktów i usług, gromadzi dane osobowe przedstawicieli swoich klientów, potencjalnych klientów oraz innych podmiotów, z którymi utrzymuje lub zamierza nawiązać relacje biznesowe.

KONE może również gromadzić dane osobowe klientów swoich klientów lub użytkowników końcowych kontaktujących się z KONE w sprawach dotyczących wind, schodów ruchomych lub innych urządzeń objętych usługami konserwacji KONE, a także dane osobowe innych interesariuszy zewnętrznych, z którymi KONE zamierza nawiązać kontakt i którym chce przekazywać ogólne informacje dotyczące KONE oraz jego działalności (np. przedstawicieli mediów, liderów opinii gospodarczej).

Niniejsza sekcja zawiera szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych wyżej wymienionych osób (łącznie określanych dalej jako „klienci”).

4.1 Gromadzone dane osobowe

W zależności od potrzeb KONE może gromadzić i przetwarzać następujące dane osobowe klientów:

• imię i nazwisko;
• stanowisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu komórkowego;
• numer telefonu stacjonarnego;
• numer faksu;
• adres;
• preferowany język komunikacji;
• preferencje marketingowe i komunikacyjne;
• zapytania dotyczące umów oraz korespondencję prowadzoną z działem obsługi klienta;
• informacje dotyczące połączeń kierowanych do działu obsługi klienta lub za pośrednictwem telefonu alarmowego oraz dane związane z obsługą połączeń, w tym numer telefonu, znaczniki czasu oraz dane dotyczące przebiegu połączenia (np. identyfikacja numeru wywołującego (CLI), czas trwania połączenia, czas oczekiwania, czas odpowiedzi, wskaźnik porzuconych połączeń oraz podobne informacje);
• odpowiedzi i wyniki ankiet, jeżeli uczestniczyłeś(-aś) w badaniu;
• informacje dotyczące incydentów oraz roszczeń;
• inne informacje istotne dla relacji biznesowej.

Na potrzeby niniejszej sekcji wszystkie powyższe informacje określane są dalej jako „dane osobowe”.

4.2 Cele i podstawy prawne przetwarzania

KONE przetwarza dane osobowe w celu:

• dostarczania produktów i świadczenia usług;
• prowadzenia, zarządzania i rozwijania działalności gospodarczej KONE;
• wspierania działań sprzedażowych;
• zarządzania dostawami, usługami konserwacyjnymi i procesami fakturowania;
• kontaktowania się z klientami w związku z realizacją umów i działaniami marketingowymi;
• świadczenia obsługi klienta;
• utrzymywania i rozwijania relacji z klientami;
• obsługi incydentów i roszczeń;
• udzielania wsparcia na żądanie klienta;
• prowadzenia procesów weryfikacji klientów dla celów zgodności z przepisami oraz zarządzania ryzykiem;
• przeprowadzania badań i ankiet, w tym badań satysfakcji oraz lojalności klientów.

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umów zawartych z przedsiębiorstwem będącym klientem KONE. Ponadto przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów KONE związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, w szczególności w zakresie marketingu, zarządzania sprzedażą, obsługi roszczeń, zgodności z przepisami, zarządzania ryzykiem oraz wsparcia użytkowników końcowych.

KONE może być również zobowiązana do gromadzenia określonych informacji na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy, KONE zwróci się o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych.

4.3 Źródła danych osobowych i okres przechowywania

Dane osobowe są pozyskiwane bezpośrednio od klientów lub w związku z korzystaniem z produktów i usług KONE.

Dane osobowe mogą również pochodzić od przedstawicieli KONE w związku z prowadzonymi przez nich kontaktami biznesowymi.

W określonych przypadkach KONE może pozyskiwać dane osobowe z publicznie dostępnych rejestrów oraz innych wiarygodnych źródeł zewnętrznych.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny:

• do realizacji celu, dla którego zostały zebrane (np. przez okres obowiązywania umowy lub relacji biznesowej);
• do wypełnienia obowiązków prawnych lub ustawowych okresów przechowywania dokumentacji (np. wynikających z przepisów prawa handlowego, rachunkowego lub podatkowego);
• przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń;
• przez okres wynikający z innych uzasadnionych przyczyn wymagających przechowywania danych.

Po upływie właściwego okresu dane osobowe zostaną skutecznie usunięte lub zanonimizowane.

KONE wykorzystuje rozwiązania technologiczne oraz systemy bazodanowe do zarządzania danymi przedstawicieli i pracowników swoich dostawców oraz podwykonawców (łącznie określanych dalej jako „dostawcy”).

Niniejsza sekcja zawiera informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku z działalnością zakupową i zaopatrzeniową KONE.

Jeżeli świadczysz pracę na rzecz KONE jako personel zewnętrzny, zasady przetwarzania Twoich danych osobowych opisane są w odrębnym oświadczeniu o ochronie prywatności przekazanym Ci przez KONE.

5.1 Gromadzone dane osobowe

W zależności od potrzeb KONE może gromadzić i przetwarzać następujące dane:

• imię i nazwisko;
• stanowisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• adres;
• dane dotyczące rozliczeń i fakturowania;
• data urodzenia;
• miejsce zamieszkania;
• inne informacje istotne dla relacji biznesowej.

W przypadku pracowników podwykonawców KONE może dodatkowo przetwarzać:

• imię i nazwisko;
• datę urodzenia;
• dane kontaktowe;
• informacje dotyczące zatrudnienia;
• dane kontaktowe przełożonych;
• informacje o szkoleniach;
• kwalifikacje i certyfikaty;
• inne dane wymagane przez KONE lub klientów KONE w celu zapewnienia właściwej kontroli dostępu i bezpieczeństwa na placach budowy.

KONE może również przetwarzać informacje dotyczące incydentów lub wypadków związanych z pracownikami podwykonawców.

5.2 Cele i podstawy prawne przetwarzania

KONE przetwarza dane osobowe dostawców w celu realizacji procesów związanych z zakupami, zaopatrzeniem, obsługą faktur oraz zarządzaniem umowami. KONE może również wykorzystywać te informacje do obsługi roszczeń, zarządzania incydentami, przeprowadzania oceny dostawców (supplier due diligence) na potrzeby zgodności z przepisami oraz zarządzania ryzykiem, a także do celów audytowych.

KONE może wykorzystywać dane kontaktowe do prowadzenia bieżącej komunikacji związanej ze współpracą z dostawcą oraz zarządzania relacją biznesową, w tym do przekazywania informacji dotyczących działalności KONE, świadczonych usług, organizowanych wydarzeń lub innych informacji istotnych z punktu widzenia współpracy.

KONE przetwarza dane osobowe, ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy dotyczącej dostaw towarów lub usług oraz/lub do realizacji prawnie uzasadnionych interesów KONE związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ponadto KONE może być zobowiązana na podstawie obowiązujących przepisów prawa do gromadzenia określonych informacji dotyczących dostawcy oraz jego pracowników i przedstawicieli. Obowiązki te mogą wynikać między innymi z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, wymogów bezpieczeństwa obowiązujących na placach budowy, przepisów podatkowych, ubezpieczeniowych oraz innych obowiązków ustawowych i zasad odpowiedzialności związanych z powierzaniem prac podwykonawcom.

W przypadkach wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa KONE zwróci się o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych.

5.3 Źródła danych osobowych i okres przechowywania

Dane osobowe pozyskiwane są od dostawców lub w związku z relacją biznesową łączącą ich z KONE. W określonych przypadkach dane mogą pochodzić z publicznie dostępnych rejestrów lub innych wiarygodnych źródeł zewnętrznych.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny:

• do realizacji celu, w jakim zostały zebrane (np. przez okres obowiązywania umowy lub trwania relacji biznesowej);
• do wypełnienia obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa lub przez okres wymagany przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentacji (w szczególności wynikającymi z przepisów prawa handlowego, rachunkowego i podatkowego);
• do upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń;
• przez okres wynikający z innych uzasadnionych podstaw prawnych lub biznesowych wymagających dalszego przechowywania danych.

Po ustaniu podstaw przetwarzania dane osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczą.

Możemy udostępniać Twoje dane osobowe następującym kategoriom odbiorców, w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w niniejszym Oświadczeniu oraz wyłącznie w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa:

• spółkom należącym do grupy KONE;

• organom administracji publicznej, sądom oraz innym uprawnionym organom lub instytucjom, jeżeli jest to niezbędne w związku z prowadzonymi postępowaniami lub w celu wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych;

• naszym podwykonawcom i dostawcom usług, którzy przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu, na nasze zlecenie i zgodnie z naszymi instrukcjami. KONE zapewnia, że podmioty te są związane odpowiednimi pisemnymi umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych, które zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych osobowych oraz poufności. Podwykonawcy i dostawcy usług świadczą na rzecz KONE między innymi usługi hostingu stron internetowych, analizy danych, usługi informatyczne i związane z infrastrukturą IT, a także usługi marketingowe, obsługi klienta, audytowe oraz inne usługi wspierające działalność KONE;

• innym podmiotom uczestniczącym w procesach połączeń, przejęć, reorganizacji przedsiębiorstw lub podobnych transakcjach;

• innym podmiotom trzecim, jeżeli jest to wymagane lub dopuszczalne na podstawie obowiązujących przepisów prawa albo na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody, wyrażonej w związku z określoną usługą.

Ze względu na techniczne i organizacyjne aspekty prowadzonej działalności Twoje dane osobowe mogą być również przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”). W przypadku przekazywania danych osobowych poza EOG KONE zapewnia, że transfer taki odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz że wdrożone zostały odpowiednie zabezpieczenia prawne. Podstawą takiego transferu mogą być w szczególności:

• standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską, dostępne pod adresem: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en lub • decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w państwie odbiorcy.

Ponadto KONE zapewnia, na podstawie odpowiednich zobowiązań umownych, że nasi podwykonawcy i dostawcy usług mogą przekazywać Twoje dane osobowe poza EOG wyłącznie za uprzednią zgodą KONE oraz jedynie w przypadku istnienia odpowiedniej podstawy prawnej umożliwiającej taki transfer.

Jako osoba, której dane dotyczą, posiadasz określone prawa związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych.

Możesz skorzystać z następujących praw:

• Prawo dostępu do danych: Masz prawo uzyskać potwierdzenie, czy KONE przetwarza Twoje dane osobowe, a jeżeli tak – otrzymać kopię tych danych.
• Prawo do sprostowania danych: Masz prawo żądać poprawienia danych niekompletnych, nieprawidłowych lub nieaktualnych.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”): Masz prawo żądać usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa.
• Prawo do wycofania zgody: Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie.
• Prawo do wniesienia sprzeciwu: Jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes KONE, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Masz również prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania: W przypadkach określonych przepisami prawa możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych.
• Prawo do przenoszenia danych: Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy, możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz żądać ich przekazania innemu administratorowi. Jeżeli chcesz skorzystać z powyższych praw lub masz pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych, możesz skontaktować się z KONE za pośrednictwem danych wskazanych w punkcie 2.

KONE może odmówić realizacji wniosku lub pobrać uzasadnioną opłatę, jeżeli wniosek jest oczywiście bezzasadny lub nadmierny bądź istnieją inne podstawy prawne uzasadniające odmowę.

Masz również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych.

KONE stale rozwija swoje strony internetowe, działalność biznesową, procesy oraz narzędzia związane z ochroną danych osobowych i zastrzega sobie prawo do aktualizowania niniejszego Oświadczenia.

Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z aktualną wersją dokumentu.

W przypadkach wymaganych przez obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych KONE może przekazywać informacje o istotnych zmianach za pośrednictwem innych kanałów komunikacji lub przy wykorzystaniu posiadanych danych kontaktowych, jeżeli zmiany te mogą mieć znaczący wpływ na prawa lub sytuację osób, których dane dotyczą.